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Le publipostage d'étiquettes

 

La fonction Fusion et publipostage de Word permet de créer en nombre toutes sortes de documents personnalisés qui seront issus d’une fusion entre un fichier principal et une base de données contenant des variables. Nous allons nous pencher en détails sur la façon d'utiliser cette fonction afin de générer des planches d'étiquettes.

La sources de données

La source de données peut être un tableau Excel ou Word, une base Access, ou encore une base de données provenant d’autres logiciels compatibles avec Word. Il peut s’agir également de vos contacts Outlook. Cela peut être aussi un simple fichier texte.

Quoi qu’il en soit, il est préférable de commencer par créer sa base de données si elle n’existe pas. La création d’une base est malgré tout possible au cours même des étapes du publipostage. Cette base sera un fichier au format .MDB, c’est-à-dire exploitable par défaut avec Access. Nous verrons toutefois qu'il est  possible de la gérer même si vous ne possédez pas Access.

L’Assistant Publipostage

Nous allons maintenant examiner en détail l'utilisation de cet assistant qui est bien différent de l'assistant des version 2000 et antérieures.

L'Assistant Fusion et publipostage va vous aider à créer vos étiquettes tout au long de chacune des six étapes.

Pour commencer, créez un nouveau document, puis dans le menu Outils, pointez sur Lettres et publipostage, puis cliquez sur la commande Fusion et publipostage ; le volet Office Fusion et publipostage s’affiche. Nous allons à présent passer en revue chaque étape qui va ouvrir une vue différente du volet Office. Après avoir effectué ce qui est requis par l'assistant, vous pourrez passer à l'étape suivante en cliquant sur l’option Suivante située en bas du volet. Un autre lien situé en dessous vous permet également de revenir à l’étape précédente.

Étape 1 - Sélection du type de document.

Le document principal peut être de type divers : Lettres, Messages électroniques, Enveloppes, Étiquettes et Répertoire : il s’agit de créer un document unique contenant une liste de vos données, organisées selon votre propre schéma. Nous cocherons donc ici l'option Étiquettes. La boîte de dialogue Options des étiquettes vous permet de choisir le format des étiquettes. Relevez la référence qui se trouve sur votre boîte d'étiquettes et sélectionnez cette référence dans la boîte de dialogue. Choisissez d'abord la marque dans la liste déroulante Tailles internationales, puis la référence de l'étiquette. La majorité des références est recensée et vous ne devriez avoir aucun mal pour trouver la vôtre. N'oubliez pas de chercher dans "Personnalisé" où vous trouverez les étiquettes Guilbert par exemple, largement utilisées en France

Si, au pire des cas, vous ne trouvez pas votre bonheur, ce qui serait vraiment étonnant, vous pouvez créer votre propre format d'étiquettes en cliquant sur le bouton Nouvelle Étiquette. Une boîte de dialogue vous demande alors toute sorte d'informations concernant les mesures des étiquettes et de la planche.

Étape 2 - Sélection du document de base.

L’assistant vous demande comment vous souhaitez composer vos étiquettes de publipostage. Il s'agit soit d'utiliser le document actuel en modifiant sa présentation, soit d'utiliser un modèle (Word vous demande alors de sélectionner le modèle). Attention, le document en cours sera effacé, donc veillez bien à ce que ce soit un document vierge.

Si vous avez choisi  l'option Modifier la disposition du document, vous devez maintenant choisir les options d'étiquettes en cliquant sur le lien correspondant.

Étape 3 - Sélection des destinataires

Trois solutions s’offrent à vous :

  1. Utilisation d’une liste existante : Cliquez sur le lien Parcourir pour sélectionner la liste que vous souhaitez utiliser. Par défaut, Word vous dirige dans le dossier Mes sources de données. Si la source de données n'est pas ce dossier, sélectionnez le lecteur et le dossier où se situe votre source. Sélectionnez la source, puis cliquez sur Ouvrir.
    Le bouton Nouvelle source lance un assistant de connexion de données permettant de se connecter à une source distante Si l'option Confirmation des conversions lors de l’ouverture est cochée dans la boîte de dialogue accessible via le menu Outils, Options, Général, la boîte de dialogue Confirmer la source des données vous demande de choisir le protocole. S'il y a, dans votre base de données, des données chiffrées en français, y compris des dates, préférez DDE plutôt que OLE., ce dernier protocole ne sait effectivement pas gérer les données chiffrées au format français.
  2. Sélection à partir des contacts Outlook : cliquez sur le lien Choisir le dossier Contact puis, dans la boîte de dialogue Sélectionner le dossier liste contacts, sélectionnez le dossier de contacts Outlook souhaité et cliquez sur OK.

Si vous sélectionnez l'une de ces deux premières options, la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires apparaît à l'écran. Vous pouvez alors modifier, trier ces données et y faire des sélections. Notez par ailleurs que lorsqu'il s'agit d'une liste Excel filtrée, les boutons Sélectionner tout, Effacer tout et Recherche n’agissent que sur les éléments filtrés.

  1. Saisie d’une nouvelle liste : cliquez sur le lien Créer et créez votre liste.
    Si vous choisissez l'option de créer une nouvelle liste, un formulaire de saisie s'affiche automatiquement vous facilitant la saisie de votre liste. Vous pouvez modifier les noms des champs en cliquant sur le bouton Personnaliser. Une fois vos adresses saisies, cliquez sur le bouton Fermer : la boîte de dialogue Enregistrer sous s'affiche. Donnez un nom à votre base et cliquez sur Entrée. Cette base sera enregistrée au format MDB. Si par la suite, vous avez besoin de modifier cette liste, d'ajouter ou de supprimer des enregistrements, vous cliquerez sur le bouton Modifier la liste des destinataires dans cette même étape, puis sur le bouton Modifier.
    Pour afficher votre liste dans un document Word, en vue par exemple de l'imprimer, utilisez la barre d'outils Base de données, et cliquez sur le bouton Insérer une base de données.

Étape 4 - Disposition de vos étiquettes

Vous allez maintenant saisir les variables de vos étiquettes. Positionnez le point d'insertion dans la première étiquette, et si vous base de données est correctement faite, il suffit d'insérer la variable Adresse en cliquant sur le champ Bloc d'adresse.
Pour modifier le champs «AddressBlock (BlocAdresse)»  faites un clic droit dessus, puis cliquez sur la commande Modification du Bloc Adresse.
Bloc d’adresse est le champ d’insertion de l’adresse mise en forme. Ce champ est très puissant car il peut insérer l’adresse complète selon le formatage adéquat pour une adresse. Dans la boîte de dialogue Insertion du Bloc Adresse, sélectionnez les options qui vous conviennent : le format du nom du destinataire, l’insertion ou non du nom de la société, l’insertion de l’adresse postale avec le choix d’inclure ou non le pays et même de choisir le format de l’adresse en fonction de la destination. Par exemple, le code postal pour la France se situe avant la ville, alors que pour le Canada ou les États-Unis, il se situe après.
Word crée le format de vos adresses en fonction des noms des champs. Si les noms des champs que vous avez choisis sont classiques (nom, prénom, adresse 1, adresse 2, etc.), Word s’y retrouvera facilement. Si certains noms sont moins évidents, il vous faudra indiquer à quoi correspondent ces champs.
Quoi qu’il en soit, nous vous conseillons de vérifier les choix par défaut. Pour cela, cliquez sur le bouton Faire correspondre les champs de la boîte de dialogue Insertion du bloc d’adresses. La boîte de dialogue Correspondance des champs s’affiche. Modifiez éventuellement les choix par défaut en sélectionnant le bon choix dans chaque liste déroulante située en regard de l’information requise.

Ajoutez d’autres éléments si vous le souhaitez ; vous pouvez même insérer une image, par exemple. Faites-le uniquement sur la première étiquette.

Notez qu’il est quelquefois nécessaire de modifier les marges de l’étiquette si elles sont trop près du bord. Dans ce cas, modifiez-les uniquement dans la première étiquette.

Lorsque cette première étiquette vous convient, cliquez sur le bouton Mise à jour de toutes les étiquettes dans la rubrique Réplication des étiquettes du volet Office : toutes les étiquettes sont terminées et bonnes à imprimer.

Étape 5 - Aperçu de la fusion

Dans le volet Office, cliquez sur les boutons fléchés droit et gauche pour visualiser les étiquettes fusionnées. Si vous souhaitez en visualiser certaines en fonction de critères, cliquez sur le lien Rechercher un destinataire, complétez la boîte de dialogue Rechercher une entrée et cliquez sur le bouton Suivant. Cette boîte de dialogue reste ouverte, il vous suffit de cliquer à nouveau sur Suivant pour trouver l’entrée suivante correspondant au critère. Lorsque toutes les entrées ont été trouvées, Word vous avertit.

Étape 6 - Fin de la fusion

Il ne vous reste plus qu'à choisir entre imprimer ou modifier les étiquettes individuelles, en cliquant sur les boutons correspondant.

La deuxième option crée un nouveau document composé de toutes vos étiquettes fusionnées ou d’une partie seulement. En effet, une boîte de dialogue vous propose de choisir avec quels enregistrements vous souhaitez fusionner. En général, il est préférable d’opter pour la deuxième solution, sauf en cas de liste très courte. En effet, vous serez plus à même de vérifier si toutes vos étiquettes sont correctes, et vous pourrez aussi éventuellement modifier manuellement certaines de ces étiquettes. Lorsque vous imprimerez, afin de ne pas gaspiller vos étiquettes, nous vous conseillons d'imprimer la première page sur du papier ordinaire afin de vérifier par transparence si vos étiquettes sont correctement fusionnées.

Truc supplémentaire : Vous souhaitez avoir une planche d'étiquettes entière par adresse ? Pas de problème ! Il vous suffit à l'étape 4 de supprimer les champs {NEXT}. Pour cela, passez en mode Visualisation des champs en appuyant sur la touche Alt+F9, et faites un Recherche-Remplace : Rechercher ^d NEXT et remplacer par rien.